“줌피로” 급증? 더 효과적인 화상회의를 위한 대책 알아보기!

코로나19 바이러스 확산과 장기화로 우리 직장인들의 ‘일상’은 완전히 달라졌습니다. 특히 끊임없이 온라인 상에서 회의를 반복하게 되었죠. 많게는 하루에 서너 번 이상 반복되는 화상회의에 점점 집중도 잘 안 되고 왠지 모를 피로감에 회의하는 내내 겨우 버티고 있는 것 같은 느낌. 이러한 정체불명의 피로감을 의미하는 '줌 피로증'이라는 신조어까지 생겼을 정도인데요.

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“줌 피로증”이란 코로나19로 인해 줌(Zoom) 등을 이용한 화상회의가 잦아지면서 발생한 스트레스로, 대화에서 오고 가는 비언어적 정보를 온라인 화면으로만 습득하면서 정신적 과부하에 걸리는 현상을 뜻합니다.​

​변이 바이러스로 거리두기 단계가 강화되면서 화상회의도 더 늘어난 요즘, ‘줌 피로’는 줄이고 더 효과적인 ‘비대면 커뮤니케이션’을 위한 방법을 살펴보겠습니다.

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‘줌 피로’ 원인을 규명한 최근 연구들

 

스탠퍼드 대학과 마이크로소프트(이하 MS)의 최근 연구는 줌 피로의 현실을 지적하고 있습니다. 연속적인 화상회의로 인한 생리적 및 심리적 피로감… 두 연구는 이 피로의 원인과 영향을 조사하고 개선 방안을 제시해 주고 있습니다.

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    미국 스탠퍼드 대학 연구로 밝혀진 ‘줌피로’ 원인

제레미 베일런슨 교수는 화상회의가 정신적으로 큰 부담감을 주는 원인 4가지를 아래와 같이 발표했습니다.

- 회의 사이에 휴식을 취하면 뇌가 리셋되어 이어지는 회의로 축적되는 스트레스가 경감된다
- 연속되는 회의는 집중하고 참여하는 능력을 저하시킬 수 있다
- 휴식 시간 없이 바로 다음 회의로 넘어가면 스트레스가 급증할 수 있다

 

비대면인 만큼 상대방의 ‘눈(카메라)을 보는 것’으로, 자신이 상대에 주의를 기울이고 있음을 보여주어야 하는데요, 한 화면에서 여러 사람과 동시에 마주 봐야 하는 굉장히 부담스럽고 불편한 상황.. 게다가 화면 속 모두가 자신만 쳐다보는 것처럼 느끼기 때문에 뇌 피로도가 더 상승합니다. 화면에 비친 피사체가 클수록 물리적 거리가 가깝게 느껴져 긴장감이 더욱 높아지기도 합니다.

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회의 중 화면에 계속 보이는 내 모습도 스트레스를 유발하는 요소가 됩니다. 평소 자신의 얼굴을 장시간 들여다볼 일은 흔치 않을 텐데요, 화면에 자신의 얼굴이 지속적으로 노출되는 만큼 타인에게 보이는 내 모습에 과도한 신경을 쓰게 되면서 피로감이 더욱 상승합니다.

[출처: Technology, Mind and Behavior 저널 게재 논문]

또한 보통 대면 회의에서는 자연스럽게 몸짓과 비언어적 신호를 활용해 서로 자신의 생각이나 느낌을 표현하고 해석하곤 하는데요, 화상 회의에서는 작은 화면 상에서 비언어적 신호를 주고받기 위해 더 적극적으로 부단히 노력해야 합니다. 고개를 끄덕이거나 잘 이해를 못했다, 잘 못들었다, 등 몸짓으로 표현하고 상대의 비언어 신호에도 집중해야 하므로 정신적 에너지를 많이 소모하게 되죠.

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    MS가 조사한 연속적인 화상회의와 뇌 스트레스의 관계

MS는 화상회의 참석자들의 뇌파를 분석해 연속되는 화상회의가 뇌에 주는 영향을 조사했는데요, 그 결과 연속되는 화상회의 속에서 중간 휴식이 얼마나 중요한지를 과학적으로 증명했습니다.

- 회의 사이에 휴식을 취하면 뇌가 리셋되어 이어지는 회의로 축적되는 스트레스가 경감된다
- 연속되는 회의는 집중하고 참여하는 능력을 저하시킬 수 있다
- 휴식 시간 없이 바로 다음 회의로 넘어가면 스트레스가 급증할 수 있다

 

[ 출처: MS WorkLab ]

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화상회의 피로도는 줄이고, 회의 효과 높이는 법?

 

재택근무를 하면서 일상적으로 화상회의를 반복하는 우리. 앞서 언급한 정신적 스트레스와 피로를 극복하기 위해 어떤 대책이 가능한지? 정리해 볼게요.

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    모니터 속 내 모습, 작게 or 요령껏 숨기기

거울을 보는 것 처럼 계속 보이는 내 모습에 스트레스를 받는다면, 자신이 비치는 영역(화면)을 축소하고 가능한 한 모니터에서 떨어져 앉아 보세요. 자신의 모습이 이전 보다 작게 보여 조금이나마 부담을 줄일 수 있을 것입니다.

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또한 굳이 얼굴 노출이 필요 없는 회의에서는 자신의 카메라를 끄는 것도 좋습니다. 초반에 인사할 때만 잠깐 얼굴을 비추고 카메라를 끄거나, 카메라를 켜고 시작하되 회의가 길어질 경우에는 중간에 잠깐씩 카메라를 꺼두는 휴식 시간을 갖는 것도 좋습니다. 사내 화상회의라면 회사 차원에서 화상회의 시 ‘카메라 OFF를 허용’한다는 방침이나 룰을 마련・공유해 미리 심리적 부담을 덜어주는 것도 방법입니다.

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    카메라 OFF에 대비해 프로필 사진 바꿔 보기

카메라를 껐을 때 프로필 사진이 노출되니 미리 확인해 봐야 하는데요, 자신의 사진으로 잘 설정해 두면 카메라를 꺼도 ‘마치 회의에 참석’하고 있는 것과 같은 페이크 효과를 줄 수도 있습니다. 가벼운 아이디어 회의에서는 캐릭터 이미지로 사람 얼굴을 대체해도 기분 전환에 도움이 됩니다.

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    회의 집중도는 올리고 참석자들 부담 줄이는 다양한 화면 모드

상황에 알맞은 화면 모드를 적용하는 것도 화상회의 참석자들의 몰입도/집중도 향상에 도움이 됩니다. 알서포트의 리모트미팅에는 일명 ‘VIP 모드(강조 모드)’라고도 하는 화면 모드가 있는데요. 우리나라 회의의 특성을 반영해 임원이나 주요 참석자 등 강조해서 보여주고 싶은 참석자를 크게, 나머지는 작게 표시하여 화면에 나타나는 자신과 타인에 모습에 의한 부담감을 최대한 줄일 수 있습니다. 사회자는 화면에 표시되는 참석자들 순서도 드래그 앤 드롭으로 쉽게 변경할 수 있어 아주 유용합니다.

강조 모드: 주요 임원 또는 보고자 중심의 화면 배치로 참석자 피로도 최소화 & 회의 집중도 향상

    회의 자체에 집중할 수 있도록 알아서 작성되는 ‘AI 회의록’

화상회의 시 상대방의 발언을 듣고 이해하는 것에 집중하느라 회의록 작성까지 신경을 못 쓸 때가 있죠. 리모트미팅의 경우 ‘AI 회의록’ 기능, 즉 AI 기술로 음성을 텍스트로 자동 변환해주는 자동 회의록 기능을 제공하고 있어 보다 편하게 부담 없이 회의록 작성이 가능합니다. 회의 자체의 집중도 향상과 피로도를 줄이는 데에도 도움이 됩니다.

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    회의 초대 시 참석자들 ‘휴식’ 시간 고려해 주기

회의 일정을 잡을 때, 서로 배려하는 마음도 매우 중요합니다. 초대하려는 사람이 이미 같은 날 다른 회의가 잡혀 있다면..? 쉴 새 없이 연속적으로 회의가 이어지지 않도록 스케줄을 잘 조율해 줘야 합니다. 회의 사이에 충분한 휴식 시간을 가질 수 있게 회사 차원에서 ‘화상회의 초대 시 적어도 30분은 간격을 두고 초대하기!’ 등 사내 화상회의 이용 에티켓(룰)을 만들어 공유해 보세요.

    회의 없는 요일 만들기!

연속적인 회의는 회의의 효율과 집중도를 떨어뜨리며 참석자들이 스트레스를 받는 요인이 되기 때문에, 회사 차원에서 아예 ‘회의를 안 하는’ 요일을 지정하는 것도 좋아요. (예를 들면 ‘회의 없는 금요일’ 도입 등) 직원들 정신 건강이 업무 성과에도 영향을 줄 만큼, 이러한 시도를 하는 회사들이 늘고 있습니다.

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여기까지, ‘줌 피로’ 관련 연구와 이를 완화시키기 위한 현실적인 대책에 대해 이야기해 보았습니다.

코로나19 상황이 빨리 종식되길 간절히 기도하며.. 우리는 다 같이! 슬기로운 ‘화상회의’ 생활을 보내보아요 :)

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